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¡En las nubes!

A continuación pasaremos revista a tres sitios para subir información en la nube:

  • La nube libre: Owncloud

    • Este sistema se alberga en servidores lejos de “miradas de gobiernos” en donde la privacidad de vuestros datos es la norma N° 1 y, por supuesto, se inspira en el software libre.
    • Se necesita una cuenta en openmailbox.org (https://www.openmailbox.org/#register) La simpleza de crear una cuenta es lo primero que sorprende, nada de teléfonos, fechas de nacimiento, países, etc.. ojo con la contraseña, si bien hay un área de soporte, al no existir registro para cuidar la privacidad, se complica si quisieras recuperar una contraseña perdida.
    • Una vez creada la cuenta del paso anterior, ya tiene acceso a un sistema de correo electrónico y.. a la nube https://cloud.openmailbox.org/

owncloud

Ingresando con el mismo nombre de usuario y contraseña, puede subir archivos simplemente arrastrándolos o bien presionando en el icono de flecha hacia arriba; también se puede crear carpetas, clasificarlas como favoritas para encontrarlas más rápido. Una vez que haya cargado el/los archivos, al pasar el mouse por el nombre del mismo, se les puede compartir simplemente haciendo clic en el ícono “compartir”. Puede también determinar un tiempo determinado para que esté compartido.

Un aspecto muy interesante de Owncloud es que, si una empresa tiene sus propios servidores (digamos, mega computadores para almacenar y administrar información), entonces al instalar esta herramienta se puede contar con una “nube propia” tal como podría ser una traducción de su nombre del inglés. Los beneficios van de la mano de no depender de una empresa externa para administrar los datos, controlar accesos de usuarios, etc.

  • La nube de Google: Drive

  • Actualmente, una de las más famosas, pero que no ha crecido tan rápido como el uso de otras herramientas del gigante de Internet (Google) como su navegador de Internet o su buscador, al parecer aún las personas no se “acostumbran” a pensar en términos de compartir trabajo en Internet.
  • Una vez creada la cuenta en google (o bien mediante a gmail) se pincha en los “cuadritos” a la derecha, arriba, en donde se despliegan los servicios que se ofrecen; uno de ellos es Drive.
  • Se abre una pestaña, al igual que un administrador de archivos, carpetas principales a la izquierda, contenido a la derecha.
  • Para subir un archivo basta con arrastrarlo o bien presionando sobre “nuevo”-> Subir archivos
  • Una barra abajo a la derecha se comenzará a llenar indicando que la carga del archivo ya terminó (o bien indicando que hubo un problema).
  • Para compartir el archivo, basta con hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre del mismos y seleccionar “compartir..” en el menú que se abre, simplemente colocar el email de la persona con quien se quiere compartir y, si se desea, pinchar en el “lápiz” para quitar permisos (en caso de que solo se quiera que la otra persona mire, se deja en” puede ver”, si se quiere que pueda cambiar lo que estamos compartiendo se deja en “puede editar” o “puede comentar” si nos interesa recibir algo de información a cambio, pero no que pueda cambiar lo que hemos compartido:

drivegoogle

  • La nube de..: OneDrive

Esta alternativa, propia de las personas que tienen cuenta en hotmail, funciona de manera similar.

  • Una vez que se ingreso al correo electrónico se pincha en los cuadritos de actividades, que en este caso se encuentran a la izquierda.
  • De ahí se pincha en OneDrive y el procedimiento para subir archivos y compartirlos sigue los mismos patrones explicados anteriormente.

¿Cuál usar? dependerá de vuestro trabajo, en el caso de que estemos en un trabajo donde usan alguna de ellas.. pero en nuestra vida personal, cuando nos interesa tener el control de quién puede ver lo que almacenamos (o sea, nadie más que nosotros mismos, supongo) tal vez tengamos, ahora, más libertad para elegir..

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¡A presentar!

Las presentaciones de diapositivas son herramientas que sirven para apoyar un mensaje que debemos entregar; desde un producto para vender hasta las notas de un semestre, la planificación de un viaje a Marte, etc. la variedad de temas son infinitos, sin embargo la estructura puede ser la misma: diapositivas en algún orden específico con imágenes, video, audio y/o textos.

Las normas de guardar al momento de crear un archivo se mantienen, fijarse en el lugar dónde se almacena el archivo, colocar un nombre adecuado, cambiar el tipo de ser necesario, todo es igual también. Lo que cambia es la estructura y la forma de trabajo. En un documento tenemos eminentemente texto, una hoja de cálculo es dominada por los números y funciones; en una presentación, en general se espera que nos muestre imágenes y mensajes directos. Se sugiere, por lo tanto, evitar las “sábanas” de texto, los gráficos con “mil” barras y todo aquello que no sea claro al primer vistazo. Los efectos, pueden ayudar al contexto, pasar de un tema a otro, etc. pero exagerar no ayuda.. como decía un conferencista luego de usar un software de efectos gráficos: “Después de mi presentación, se me acercaron a preguntarme qué programa usé y no de qué expuse”.. Da para pensar…

Estructura

  • Barra de herramientas
    • Destacamos Insertar y la animaciones
    • Con insertar podemos seleccionar, por ejemplo, imágenes (videos, audios también pero dependerán del formato aceptado..)
    • Transiciones (diapositiva-> transiciones en LibreOffice Impress) permite controlar qué efecto de transición le damos a cada diapositiva, además del tiempo (a la derecha) en que se realizará la transición y si queremos que cambie con el uso del mouse o automáticamente después del tiempo asignado.
  • Visor de diapositivas
    • La columna de la izquierda nos permite visualizar las diapositivas a medida que las vamos creando
    • Podemos eliminarlas (botón derecho del mouse sobre una de ellas y “eliminar”)
    • Moverlas (basta con arrastrarlas)
  • Diapositiva
    • Justo en medio, ocupando casí toda la ventana se nos muestra la diapositiva que está seleccionada en el visor de diapositivas, aquí podemos arrastrar imágenes, insertar textos, etc.
    • Por defecto aparece una de tipo “título” y al momento de crear más van cambiando a un modo “normal” con dos cuadros principales, cabecera y cuerpo.
    • Dentro del cuerpo nos aparece una asistente con varias opciones para insertar, desde donde, por ejemplo, al hacer clic al ícono de imagen nos da la posibilidad de buscar una imagen para, como decíamos antes, insertarla en ese lugar específico
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Hojas de Cálculo

Generalmente las caras de los usuarios cambian al nombrar “hojas de cálculo”. Hay un terror que nace desde el nombre en sí, según me cuentan algun@s ex-estudiantes; sinceramente no es que sea “fácil”, la pregunta clave es “¿Qué disciplina/arte/ciencia/programa que no se ha manejado antes es… fácil? Así que reemplazaría el “no-fácil” con “no-natural”, o sea, manejar una hoja de cálculo (o varias) requiere conocer una interfaz no habitual, una forma diferente de ver la información.

Entonces, no veremos a una hoja de cálculo como un documento, porque no lo es. Como no me canso de repetir: “Podemos colocarle mantequilla al pan con un destornillador, pero no está hecho para eso”.

Los usos son innumerables, en esta oportunidad nos centraremos en ejemplos de ventas/libro de clases y relacionar ambos con documentos o presentaciones de diapositivas.

Conceptos básicos

Un archivo de hoja de cálculo lo llamaremos “libro”, ya que éste a su vez se divide en “hojas”, cada una de las cuales posee una serie de celdas organizadas en filas y columnas. Las filas se numeran del 1 en adelante, en orden creciente; las columnas con letras, desde la A en adelante. Al llegar a la Z se continua con AA, AB y así sucesivamente. Las celdas son nombradas entonces, como una combinación “ColumnaFila”-> A1 por ejemplo; B3, etc.

El contenido de la celda puede ser igual a lo que vemos, o también el resultado de una fórmula. Lo que “vemos” es lo que aparece en la celda como tal, pero el contenido es lo que apreciamos en la barra de fórmulas que aparece en la parte superior de la hoja de cálculo.

Actividad 0

  1. Se requiere sumar el peso total de un camión, considerando su carga (peso neto) y el peso de camión (tara) propiamente tal:
    1. Usaremos dos celdas para ingresar los pesos y una tercera para el resultado de la suma de ambas:
      1. a1 = ID (Identificación, es para asignarle un número a cada ingreso, es habitual cuando queremos referenciar a una medición/venta/nombre en particular)
      2. b1 = Tara en KG.
      3. c1 = Peso neto
      4. d1 = Peso bruto
      5. a2= 1 (o sea, la fila 2 almacena el ingreso de pesos número 1 de nuestra tabla)
      6. d2 = “=b2+c2”
  2. Vamos a modificar el ejemplo anterior cambiando el contenido de la celda d2 por “suma(b2:c2)”

El ejemplo anterior parece muy básico, ¿Quién no puede sumar dos cifras? Cierto, pero ¿Qué pasa si necesitamos almacenar los pesos diarios ingresados por, digamos el paso fronterizo de Chacalluta? ¿Y si queremos un reporte mensual para conocer cuándo se transportó más peso por las calles de Arica? ¿Para qué podría ser útil?

Actividad 1

Vamos a pulir el registro de pesos, esta vez agregando más información: Hora de la medición, fecha, persona que ingresó la medición, placa patente del camión.

¿Cómo organizamos la información?

  • Cambiamos el nombre de la hoja1-> Enero
  • Duplicamos el nombre de la hoja1->hoja2->Febrero
  • Creamos 13 hojas, todos los meses y una extra que se llame Resumen

Actividad 2

La hoja resumen debe contener:

  • Total de taras, pesos netos y brutos por cada mes
  • Total anual
  • Promedio mensual para cada tipo de peso

¿Cómo vinculamos la información de cada hoja (mes) para que se actualice automáticamente?

Actividad 3

Agregamos una hoja llamada “gráficos” para insertar:

  • Gráficos de barras: pesos totales por mes
  • Gráficos circulares: porcentajes de pesos totales mensuales  en relación al total anual
  • Gráfico de puntos taras por mes
  • Gráficos de barras de pesos totales por semestre

Actividad 4

Control de gastos hogareños. La idea es tener registro de todos los gastos efectuados, para lo cual organizaremos el libro en hojas mensuales, tal como el ejemplo anterior y los siguientes campos:

  • ID
  • fecha
  • tipo
  • producto
  • monto

¿Dónde colocamos el total mensual?

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Actividad 2: Crear informe

  1. Crear archivo abriendo LibreOffice Writer “Informe de Gestión”
  2. Formato de página:
    1. Carta
    2. Márgenes estrechos
  3. Estructura del Informe
    1. Primera hoja portada
      1. Insertar Título
      2. Insertar subtítulo
      3. Insertar Responsables
      4. Insertar salto de página
    2. Segunda hoja Índice
      1. Insertar Tabla de contenidos automática
      2. Insertar pie de página
      3. Insertar tabla de 1 columna x 5 filas
        1. Aprobó
        2. Fecha de aprobación
        3. Insertar número de página
        4. Versión
        5. Nombre del informe
      4. Insertar salto de página
    3. Tercera Hoja Introducción
      1. Estilo título 2: “Introducción”
      2. Escribir introducción
      3. Insertar salto de página
    4. Cuarta Hoja Desarrollo
      1. Estilo título 2: “Desarrollo”
      2. Estilo título 3: “Tema 1:”
      3. Escribir contenido del tema 1
      4. Insertar salto de página
      5. Estilo título 3: “Tema 2:”
      6. Escribir contenido del tema 2
      7. Insertar salto de página
      8. Estilo título 3: “Tema 3:”
      9. Escribir contenido del tema 3
      10. Estilo título 3: “Conclusión”
      11. Escribir contenido de la conclusión
    5. Actualizar tabla de contenido
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Actividad 1: Crear un Memo

  1. Crear archivo en LibreOffice Writer, nombre Memo, carpeta documentos
  2. Formato de página
    1. Tamaño carta
    2. Márgenes 2 cm izquierda, 2 cm derecha, 2,5 cm superior, 3 cm inferior
  3. Insertar cuadro de texto con membrete:
    1. Nombre de empresa
    2. Departamento Recursos
  4. Insertar título
    1. Estilo título
    2. Escribir título
    3. Escribir numeración
  5. Escribir cabecera
    1. Modificar espacio del interlineado a doble espacio
    2. “DE” tabulador “:”
    3. “PARA” tabulador”:”
    4. “ASUNTO” tabulador”:”
    5. “FECHA”tabulador”:”
  6. Escribir cuerpo
    1. Modificar espacio del interlineado a sencillo
    2. Tabulador y escribir el contenido del memo
  7. Despedida
    1. “Atentamente” centrado
    2. Insertar cuadro de texto con nombre del remitente
    3. Insertar cuadro de texto con abreviatura:
      1. C.C.
      2. Archivo
      3. HMS / hms
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¡Diplomas con LibreOffice Base!

Esta entrada complementa a otra que alguna vez publiqué. El problema es bien conocido, necesitamos imprimir una serie de diplomas (sean los puros nombres y cursos o toda la estructura). Los nombres generalmente los tenemos en alguna base de datos u hojas de cálculo, pero no queremos copiar y pegar, ni tampoco ir escribiendo uno a uno.

La receta entonces podría ir así:

  1. Tener los campos en una base de datos LibreOffice Base, en una tabla digamos que se llama “Mitabla”
  2. Creamos un formulario, activando la vista de impresión, configurando el tamaño de la hoja con respecto a los diplomas
  3. Vinculamos el formulario para que reciba los campos desde “Mitabla”
  4. Insertamos los campos que necesitamos, según las medidas que tomemos

¡Y listo!  Ya tenemos un formulario con todos los diplomas que necesitemos imprimir.

Primer caso especial: Quiero algunos estudiantes, no tod@s!

En este caso crearemos una “consulta”. Digamos por ejemplo que necesitamos los diplomas para 8vos y 4toMedio.

  1. En LibreOffice Base vamos al módulo “Consultas”
  2. Pinchamos en “Crear una consulta en modo SQL…” (puede buscar más información sobre SQL, pero básicamente es un lenguaje de consultas ampliamente usado en base de datos y… muy poderoso)
  3. Ingresamos lo siguiente:
    SELECT "Nombre Completo", "Código Curso" FROM "Mitabla" WHERE ( "Código Curso" LIKE '4º M%' OR "Código Curso" LIKE '8%' )

Lo anterior Seleccionará los datos contenidos en los campos “Nombre Completo” y “Código Curso” (este último se necesita para la condición que necesitamos) Desde la tabla “Mitabla”, pero solo aquellos cuyo curso sean 8vos o cuartos medios. Aquí viene el detalle de usar un paréntesis, porque son dos peticiones; usar un “or” porque es una cosa o la otra; usar un LIKE y un ‘%’ que permite decir que quiero aquellos campos que comiencen con un 8 (puede haber un 8A, 8B, etc.) y lo mismo con los 4tos Medios.

Esta misma lógica se usa para otras consultas compuestas, el punto importante es que la consulta SQL (una vez que presionamos el botón ejecutar) devolverá una tabla filtrada, independiente de nuestra tabla “Mitabla” lo que además asegura que los datos están a salvo.

Lo anterior es una gran diferencia a usar una hoja de cálculo, en donde si copias mal o pegas y guardas, ya no recuperas los datos sobreescritos.. Luego, quedaría ponerle un nombre a la consulta, por ejemplo “Solo8vosyCuartos” y al volver al formulario, debemos configurarlo para que esta vez lea los datos desde la consulta y no desde la tabla “Mitabla”. Esto se hace abriendo el navegador del formulario, botón derecho sobre el formulario (digamos que se llama “formulario1”) y en la opción “Datos” marcamos “tipo de contenido”-> “pregunta” y finalmente marcamos la consulta que queramos, en nuestro caso “Solo8vosyCuartos”.

Segundo caso especial: Varios estudiantes por hoja

Esta bien, ya dominamos el tema de las consultas, pero queremos, en un solo formulario, tener datos de dos estudiantes, por ejemplo, porque queremos escribirle una nota a cada uno y así gastar menos material. En este caso, es lo mismo que antes, pero agregamos un par de subformulario, cada uno de ellos leyendo datos de una consulta diferente y listo!

¿Otra solución?

Sí, se me ocurre que usar combinación de correspondencia también es una posibilidad, pero no te dará tanta libertad al momento de seleccionar los campos como el uso de SQL. Hay mucho material en Internet para profundizar, es increíble lo poderoso y simple que es este lenguaje, me ha salvado varias veces.

¡Ahora solo queda intentarlo!

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Extracción de información desde Internet: la consola viene al rescate

La distracción frente al computador es una de las principales causas del fracaso en los procesos de extracción de información. ¿Es posible mejorar esto?

Los estudiantes llegan al laboratorio, reciben instrucciones, comienzan a recabar información y luego producen informes. Algo que parece tan simple, en la realidad se encuentra con muchos obstáculos, principalmente porque l@s estudiantes se distraen:

  • La página que están visitando contiene enlaces publicitarios que les llevan a otras páginas.
  • Podemos abrir otra pestaña y comenzar a ver otras páginas, que no necesariamente tienen relación con el trabajo asignado.
  • La página que vemos no solo no muestra suficiente información, sino que contiene datos de otros recursos que no aportan en nada.
  • Animaciones y efectos, explican conceptos, pero a veces necesitan herramientas externas, privativas, para que se visualicen o justo el parlante no está conectado o tod@s quieren escucharlo al mismo tiempo…

¿Será que debemos volver a los libros? Pienso que nunca hay que dejarlos de lado, sin embargo, creo que se puede utilizar Internet sin caer en los problemas descritos anteriormente:

  • Atomizar el trabajo en el laboratorio: Sinceramente, no necesitamos 1 hora para buscar definiciones. 15 a 20 minutos y luego unos 10 minutos para un breve, breve, informe al respecto.
  • Calificar: Que la actividad realizada signifique algo tangible como una bonificación o bien notas por proceso. Como toda evaluación, debe quedar claramente estipulada. Esto ayuda doblemente porque los estudiantes ya no usan la típica excusa “y para qué lo hago ahora, si lo puedo hacer en casa?”.

Los puntos anteriores ponen énfasis en la relación docente->estudiante pero ¿Qué pasa en el sentido inverso? Si pudiésemos educar para que l@s estudiantes realicen un trabajo independiente y responsable, basado en el contenido producido, en sus implicancias y en el análisis, es altamente probable que optimicemos el tiempo de uso del computador y pasáramos más tiempo con nuestros seres queridos.

La propuesta

Desde el punto de vista informático: Mis dos frentes son  el entorno gráfico y los formatos. Si usamos para navegar por internet un entorno en donde las animaciones no tienen cabida, solo sirve el teclado y no tenemos ningún otro programa disponible: enfocamos la atención. Aparte, es más rápido, mucho más rápido. No tenemos ventanas de actualizaciones, advertencias de antivirus, “se me cerró la ventana”, etc. Hay que leer, porque todo está en texto, con lo cual estimulamos la capacidad de extraer información.

Toda la maravilla anterior.. es lo más básico dentro del uso habitual de un computador, es la consola o terminal. Es lo que existía antes de que se le incrustara el entorno de ventanas que conocemos y que nos pusiéramos “mouse-adictos”.. ¡Siempre ha estado ahí!

Al principio uno puede decir “es fome”, pero créanme, l@s chic@s se maravillan cuando les muestro algo en el computador, abriendo ventanas y moviéndome por el entorno sin necesidad de tocar el mouse. Cuando aprenden un par de instrucciones (comandos) se sienten poderos@s, es toda una novedad.

Sobre el formato, ya lo he publicado en otras entradas, pero bueno, se trata de lo siguiente: Si pedimos que se realicen informes en un programa específico, sin decir el formato del archivo, el programa en cuestión utilizará uno propio y no necesariamente será compatible con aquel programa que querramos usar para ver finalmente el informe realizado. Por ejemplo, se les pide que realicen una tarea entregando “un word” y después llega al email del docente un archivo realizado en office 2015, con tablas que se ven chuecas y fotos descuadradas.. porque el docente no tiene ese software, tampoco está obligado a tenerlo (entiéndase, comprarlo). Menos lo está el establecimiento educacional. Aquí las ventajas de los formatos abiertos saltan a la vista, se les puede enseñar a l@s chic@s a usar Libreoffice y se acabó el problema, (sí, se acabó), incluso pueden usar OpenOffice Apache, Abiword, etc. Otra solución, es el uso de un formato estandar o cerca de ser estandar, que no importe dónde lo vea, me asegure que el contenido podrá ser visualizado. Independiente del computador o sistema operativo que esté usando, independiente del software con el cual lo creó. Al usar el entorno de consola que estoy proponiendo, el archivo de texto plano podrá ser leído sin problemas, es mucho más liviano y, nuevamente, asegura que se focalice la atención en el texto, en la redacción del mismo, no en la forma.

Como seguna patita, se puede considerar el uso de html5, el lenguaje de las páginas web. Desde la consola se pueden crear las páginas, usando tablas, con textos más grandes, organizado, etc. solo conociendo un par de comandos básicos. Con poco tiempo de entrenamiento, es altamente productivo.

Bonus track

Loggearse. A nuestros estudiantes les encantan los nombres de usuario y contraseñas.. muchos de ellos tienen cuentas en redes sociales y se da el caso de que necesitan un email para ingresar. Ellos saben que deben escribir nombre@algo.algo pero no tienen idea qué es un email. (!!) Entonces, en estos sistemas de consola, también se usa un nombre de usuario y contraseña que, incluso, podría ser único para cada estudiante. Claro, podría ser un peldaño más complejo para l@s encargad@s de TI del establecimiento, porque básicamente significaría instalar un servidor, pero las ventajas son elocuentes. Al estar esa cuenta en red, bastaría con que el estudiante guardara su archivo en una carpeta previamente establecida para que el docente automáticamente tuviera acceso a ella, hasta viéndola desde su celular. Ya no existiría eso de “me falta poco profesora” “no le llegó el email”? nada de nada, solo guardas tu archivo y listo. Claro, podemos usar servicios como google drive, zoho, etc. pero implica nuevamente entrar en el mundo de las ventanas; mi propuesta es más natural, todo por consola.

Y sí, también podemos enviar emails desde la consola, en un artículo lo escribí.. la sensación fue genial, solo usé una linea de texto y envié el correo.

Resumiendo: búsquedas y creación de contenidos mediante la consola de comandos. ¿Te atreves a revolucionar la educación?

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Fin de año feliz con base de datos

En estas fechas es común imprimir una montaña de informes, de todo tipo, dentro de los cuales es importantísimo que los datos sean correctos. Cuando se trata de realizar cambios, estar revisando curso por curso, alumno por alumno, es un trabajo agotador y propenso a errores, por el mismo tedio de las tareas repetitivas, pero es justamente en este ámbito en donde la informática es implacable.

En vez de realizar los cambios uno a uno, mejor es realizar un simple filtro por las características que buscamos, que en base de datos es una consulta y con los datos obtenidos realizar lo que queramos.

Como ejemplo: Digamos que necesitamos cambiar el valor de la variable A, en todos los alumnos cuyo rendimiento sea mayor a “5”. La consulta nos quedaría:


UPDATE "tabla1"
SET "A" = 5
WHERE "rendimiento" > 5

y listo!

Lo anterior, si bien no es ampliamente conocido (algunos docentes siguen usando calculadoras.. en el 2015, generalmente por un tema de “comodidad”, aunque yo le llamo costumbre..) tampoco es la gran cosa. Sin embargo, el pensar en ese tipo de solución, me ha ayudado a buscar opciones en sistemas privativos ya establecidos (como Syscol) para realizar justamente tareas parecidas y créanme, el ahorro de tiempo es enorme.

Por lo tanto, no olvide pensar en “base de datos”, indague en su sistema y si no tiene uno, le recomiendo libreoffice base, para comenzar a realizar uno.. a fin de año, cuando el tiempo apremie de seguro lo necesitará!

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LibreOffice: Combinando correspondencia, varios registros en una sola hoja

Combinar correspondencia en LibreOffice es sumamente sencillo. El problema me surgía cuando debo copiar más de un registro en una hoja…

Es común que el Gobierno de turno, a través de la organización que beneficia a los estudiantes con alimento o alguna beca, envíe información a los estudiantes que, a principio de año, quieren o no continuar con el beneficio; tal vez sería más fácil seguir otorgándolo y solo dejar de hacerlo cuando cada uno de ellos lo solicitara, pero supongo que, como estrategia para disminuir los beneficios, se espera que l@s estudiantes/apoderados respondan a un llamado. Si no lo hacen en los plazos determinados, el Gobierno corta la ayuda y otorga una cantidad de menor a los establecimientos. En resumen, este proceso es crítico. ¿Qué pasa si, además de comunicar a los padres/apoderados, se debe “generar” un campo extra, por ejemplo, el curso en que actualmente se encuentra el estudiante? De no hacerlo correctamente, también se pierde “la respuesta” y otra ración menos para el establecimiento educacional.

Lo anterior es otra muestra de la descoordinación de los organismos de Estado, que supongo, no solo pasa en mi país; si existiera tal comunicación, aquella pregunta llegaría lista para entregar directamente a los establecimientos. ¿Por qué no habilitar un formulario por Internet? Sencillamente porque la pregunta es a los apoderados, no a los estudiantes y éstos no necesariamente poseen un acercamiento a las tecnologías.

Con todos estos antecedentes, tenemos el siguiente escenario: se necesitan generar varias comunicaciones por hoja, en donde aparezcan el nombre y el curso de cada estudiante. Se tiene la lista de beneficiados con su RUT correspondiente (identificación personal, DNI en otros países).

¿Cómo se solucionó?

  1. Se creó una base de datos en LibreOffice Base con:
    1. Una tabla con los datos de los estudiantes beneficiados
    2. Una tabla con los datos de todos los estudiantes del establecimiento
  2. Se creó una tabla con los datos requeridos, a partir de una consulta (Select) devolviendo, nombre y curso para cada identificador presente en la tabla A, presente en la tabla B
  3. Se creó una nueva tabla, esta vez con más datos por registro, esto es: Registro1{Nombre1,Curso1,Nombre2,Curso2,Nombre3,Curso3} Considerando que se necesitarían tres nombres por cada hoja.
  4. Se generó un documento con tres comunicaciones por hoja en LibreOffice Writer, agregando los campos desde la tabla de la base de datos generada en el paso 3 (Insertar-> Campos->Otros y luego seleccionar el campo de la tabla correspondiente)
  5. Se presionó imprimir.. y luego se le indicó a LibreOffice Writer que se quería crear un documento nuevo (también existe la opción de imprimir directamente, pero bueno, eran 431 hojas!).
  6. Como paso extra, se exportó el documento creado en el paso 5 a un formato pdf (considerando que varias personas lo imprimirían, no necesitan modificarlo, para trabajar en paralelo y usar recursos de manera más eficiente).

Claro, se puede usar LibreOffice Calc en vez de LibreOffice Base, para esto la función BUSCARV es la que reemplazaría a la Select del paso 2; Un paso previo obviamente sería preparar los datos. Resulta que la tabla A tiene identificadores en formato de texto y la tabla B en formato numérico, para pasar de texto a número se usó la función VALOR en LibreOffice Calc.

Para la inserción de los campos desde LibreOffice Base hacia el documento “madre” en LibreOffice Writer se usó esta guía

Todo marcha bien cuando tienes que imprimir un registro por hoja, pero cuando son varios nombres en la misma hoja (con el objetivo de optimizar recursos), el tema se complica un poco. La solución simple que usé fue crear registros con la cantidad de pares nombre/curso que se necesitaran, en este caso 3 por registro, como se dice en el paso 3, en cada registro posees tres nombres con sus cursos correspondientes.

Aparte de la claridad del método, me sorprendió el resultado.. un pdf de 431 hojas en tan solo 1.1 MB Cuando quise aplicar el paso 5, en un sistema operativo privativo, el programa generó un error. En cambio, al hacerlo sobre sistemas operativos libres, Fedora, Ubuntu y Debian, el proceso tomó menos de un 1 minuto… se le puede aliviar la pega a los sistemas operativos privativos indicando en el paso 5 que se desea generar un documento, digamos, desde el registro 1 al 50 y luego otro del 51 al 100, etc. Supongo que también la potencia del procesador y la cantidad de memoria RAM puedan tener relación.

Un final feliz para una tarea que llevaba semanas e involucraba a varias personas (aumentando el riesgo de errores).