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¡Diplomas con LibreOffice Base!

Esta entrada complementa a otra que alguna vez publiqué. El problema es bien conocido, necesitamos imprimir una serie de diplomas (sean los puros nombres y cursos o toda la estructura). Los nombres generalmente los tenemos en alguna base de datos u hojas de cálculo, pero no queremos copiar y pegar, ni tampoco ir escribiendo uno a uno.

La receta entonces podría ir así:

  1. Tener los campos en una base de datos LibreOffice Base, en una tabla digamos que se llama “Mitabla”
  2. Creamos un formulario, activando la vista de impresión, configurando el tamaño de la hoja con respecto a los diplomas
  3. Vinculamos el formulario para que reciba los campos desde “Mitabla”
  4. Insertamos los campos que necesitamos, según las medidas que tomemos

¡Y listo!  Ya tenemos un formulario con todos los diplomas que necesitemos imprimir.

Primer caso especial: Quiero algunos estudiantes, no tod@s!

En este caso crearemos una “consulta”. Digamos por ejemplo que necesitamos los diplomas para 8vos y 4toMedio.

  1. En LibreOffice Base vamos al módulo “Consultas”
  2. Pinchamos en “Crear una consulta en modo SQL…” (puede buscar más información sobre SQL, pero básicamente es un lenguaje de consultas ampliamente usado en base de datos y… muy poderoso)
  3. Ingresamos lo siguiente:
    SELECT "Nombre Completo", "Código Curso" FROM "Mitabla" WHERE ( "Código Curso" LIKE '4º M%' OR "Código Curso" LIKE '8%' )

Lo anterior Seleccionará los datos contenidos en los campos “Nombre Completo” y “Código Curso” (este último se necesita para la condición que necesitamos) Desde la tabla “Mitabla”, pero solo aquellos cuyo curso sean 8vos o cuartos medios. Aquí viene el detalle de usar un paréntesis, porque son dos peticiones; usar un “or” porque es una cosa o la otra; usar un LIKE y un ‘%’ que permite decir que quiero aquellos campos que comiencen con un 8 (puede haber un 8A, 8B, etc.) y lo mismo con los 4tos Medios.

Esta misma lógica se usa para otras consultas compuestas, el punto importante es que la consulta SQL (una vez que presionamos el botón ejecutar) devolverá una tabla filtrada, independiente de nuestra tabla “Mitabla” lo que además asegura que los datos están a salvo.

Lo anterior es una gran diferencia a usar una hoja de cálculo, en donde si copias mal o pegas y guardas, ya no recuperas los datos sobreescritos.. Luego, quedaría ponerle un nombre a la consulta, por ejemplo “Solo8vosyCuartos” y al volver al formulario, debemos configurarlo para que esta vez lea los datos desde la consulta y no desde la tabla “Mitabla”. Esto se hace abriendo el navegador del formulario, botón derecho sobre el formulario (digamos que se llama “formulario1”) y en la opción “Datos” marcamos “tipo de contenido”-> “pregunta” y finalmente marcamos la consulta que queramos, en nuestro caso “Solo8vosyCuartos”.

Segundo caso especial: Varios estudiantes por hoja

Esta bien, ya dominamos el tema de las consultas, pero queremos, en un solo formulario, tener datos de dos estudiantes, por ejemplo, porque queremos escribirle una nota a cada uno y así gastar menos material. En este caso, es lo mismo que antes, pero agregamos un par de subformulario, cada uno de ellos leyendo datos de una consulta diferente y listo!

¿Otra solución?

Sí, se me ocurre que usar combinación de correspondencia también es una posibilidad, pero no te dará tanta libertad al momento de seleccionar los campos como el uso de SQL. Hay mucho material en Internet para profundizar, es increíble lo poderoso y simple que es este lenguaje, me ha salvado varias veces.

¡Ahora solo queda intentarlo!

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