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Hojas de Cálculo

Generalmente las caras de los usuarios cambian al nombrar “hojas de cálculo”. Hay un terror que nace desde el nombre en sí, según me cuentan algun@s ex-estudiantes; sinceramente no es que sea “fácil”, la pregunta clave es “¿Qué disciplina/arte/ciencia/programa que no se ha manejado antes es… fácil? Así que reemplazaría el “no-fácil” con “no-natural”, o sea, manejar una hoja de cálculo (o varias) requiere conocer una interfaz no habitual, una forma diferente de ver la información.

Entonces, no veremos a una hoja de cálculo como un documento, porque no lo es. Como no me canso de repetir: “Podemos colocarle mantequilla al pan con un destornillador, pero no está hecho para eso”.

Los usos son innumerables, en esta oportunidad nos centraremos en ejemplos de ventas/libro de clases y relacionar ambos con documentos o presentaciones de diapositivas.

Conceptos básicos

Un archivo de hoja de cálculo lo llamaremos “libro”, ya que éste a su vez se divide en “hojas”, cada una de las cuales posee una serie de celdas organizadas en filas y columnas. Las filas se numeran del 1 en adelante, en orden creciente; las columnas con letras, desde la A en adelante. Al llegar a la Z se continua con AA, AB y así sucesivamente. Las celdas son nombradas entonces, como una combinación “ColumnaFila”-> A1 por ejemplo; B3, etc.

El contenido de la celda puede ser igual a lo que vemos, o también el resultado de una fórmula. Lo que “vemos” es lo que aparece en la celda como tal, pero el contenido es lo que apreciamos en la barra de fórmulas que aparece en la parte superior de la hoja de cálculo.

Actividad 0

  1. Se requiere sumar el peso total de un camión, considerando su carga (peso neto) y el peso de camión (tara) propiamente tal:
    1. Usaremos dos celdas para ingresar los pesos y una tercera para el resultado de la suma de ambas:
      1. a1 = ID (Identificación, es para asignarle un número a cada ingreso, es habitual cuando queremos referenciar a una medición/venta/nombre en particular)
      2. b1 = Tara en KG.
      3. c1 = Peso neto
      4. d1 = Peso bruto
      5. a2= 1 (o sea, la fila 2 almacena el ingreso de pesos número 1 de nuestra tabla)
      6. d2 = “=b2+c2”
  2. Vamos a modificar el ejemplo anterior cambiando el contenido de la celda d2 por “suma(b2:c2)”

El ejemplo anterior parece muy básico, ¿Quién no puede sumar dos cifras? Cierto, pero ¿Qué pasa si necesitamos almacenar los pesos diarios ingresados por, digamos el paso fronterizo de Chacalluta? ¿Y si queremos un reporte mensual para conocer cuándo se transportó más peso por las calles de Arica? ¿Para qué podría ser útil?

Actividad 1

Vamos a pulir el registro de pesos, esta vez agregando más información: Hora de la medición, fecha, persona que ingresó la medición, placa patente del camión.

¿Cómo organizamos la información?

  • Cambiamos el nombre de la hoja1-> Enero
  • Duplicamos el nombre de la hoja1->hoja2->Febrero
  • Creamos 13 hojas, todos los meses y una extra que se llame Resumen

Actividad 2

La hoja resumen debe contener:

  • Total de taras, pesos netos y brutos por cada mes
  • Total anual
  • Promedio mensual para cada tipo de peso

¿Cómo vinculamos la información de cada hoja (mes) para que se actualice automáticamente?

Actividad 3

Agregamos una hoja llamada “gráficos” para insertar:

  • Gráficos de barras: pesos totales por mes
  • Gráficos circulares: porcentajes de pesos totales mensuales  en relación al total anual
  • Gráfico de puntos taras por mes
  • Gráficos de barras de pesos totales por semestre

Actividad 4

Control de gastos hogareños. La idea es tener registro de todos los gastos efectuados, para lo cual organizaremos el libro en hojas mensuales, tal como el ejemplo anterior y los siguientes campos:

  • ID
  • fecha
  • tipo
  • producto
  • monto

¿Dónde colocamos el total mensual?

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Actividad 2: Crear informe

  1. Crear archivo abriendo LibreOffice Writer “Informe de Gestión”
  2. Formato de página:
    1. Carta
    2. Márgenes estrechos
  3. Estructura del Informe
    1. Primera hoja portada
      1. Insertar Título
      2. Insertar subtítulo
      3. Insertar Responsables
      4. Insertar salto de página
    2. Segunda hoja Índice
      1. Insertar Tabla de contenidos automática
      2. Insertar pie de página
      3. Insertar tabla de 1 columna x 5 filas
        1. Aprobó
        2. Fecha de aprobación
        3. Insertar número de página
        4. Versión
        5. Nombre del informe
      4. Insertar salto de página
    3. Tercera Hoja Introducción
      1. Estilo título 2: “Introducción”
      2. Escribir introducción
      3. Insertar salto de página
    4. Cuarta Hoja Desarrollo
      1. Estilo título 2: “Desarrollo”
      2. Estilo título 3: “Tema 1:”
      3. Escribir contenido del tema 1
      4. Insertar salto de página
      5. Estilo título 3: “Tema 2:”
      6. Escribir contenido del tema 2
      7. Insertar salto de página
      8. Estilo título 3: “Tema 3:”
      9. Escribir contenido del tema 3
      10. Estilo título 3: “Conclusión”
      11. Escribir contenido de la conclusión
    5. Actualizar tabla de contenido
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Actividad 1: Crear un Memo

  1. Crear archivo en LibreOffice Writer, nombre Memo, carpeta documentos
  2. Formato de página
    1. Tamaño carta
    2. Márgenes 2 cm izquierda, 2 cm derecha, 2,5 cm superior, 3 cm inferior
  3. Insertar cuadro de texto con membrete:
    1. Nombre de empresa
    2. Departamento Recursos
  4. Insertar título
    1. Estilo título
    2. Escribir título
    3. Escribir numeración
  5. Escribir cabecera
    1. Modificar espacio del interlineado a doble espacio
    2. “DE” tabulador “:”
    3. “PARA” tabulador”:”
    4. “ASUNTO” tabulador”:”
    5. “FECHA”tabulador”:”
  6. Escribir cuerpo
    1. Modificar espacio del interlineado a sencillo
    2. Tabulador y escribir el contenido del memo
  7. Despedida
    1. “Atentamente” centrado
    2. Insertar cuadro de texto con nombre del remitente
    3. Insertar cuadro de texto con abreviatura:
      1. C.C.
      2. Archivo
      3. HMS / hms
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¡Diplomas con LibreOffice Base!

Esta entrada complementa a otra que alguna vez publiqué. El problema es bien conocido, necesitamos imprimir una serie de diplomas (sean los puros nombres y cursos o toda la estructura). Los nombres generalmente los tenemos en alguna base de datos u hojas de cálculo, pero no queremos copiar y pegar, ni tampoco ir escribiendo uno a uno.

La receta entonces podría ir así:

  1. Tener los campos en una base de datos LibreOffice Base, en una tabla digamos que se llama “Mitabla”
  2. Creamos un formulario, activando la vista de impresión, configurando el tamaño de la hoja con respecto a los diplomas
  3. Vinculamos el formulario para que reciba los campos desde “Mitabla”
  4. Insertamos los campos que necesitamos, según las medidas que tomemos

¡Y listo!  Ya tenemos un formulario con todos los diplomas que necesitemos imprimir.

Primer caso especial: Quiero algunos estudiantes, no tod@s!

En este caso crearemos una “consulta”. Digamos por ejemplo que necesitamos los diplomas para 8vos y 4toMedio.

  1. En LibreOffice Base vamos al módulo “Consultas”
  2. Pinchamos en “Crear una consulta en modo SQL…” (puede buscar más información sobre SQL, pero básicamente es un lenguaje de consultas ampliamente usado en base de datos y… muy poderoso)
  3. Ingresamos lo siguiente:
    SELECT "Nombre Completo", "Código Curso" FROM "Mitabla" WHERE ( "Código Curso" LIKE '4º M%' OR "Código Curso" LIKE '8%' )

Lo anterior Seleccionará los datos contenidos en los campos “Nombre Completo” y “Código Curso” (este último se necesita para la condición que necesitamos) Desde la tabla “Mitabla”, pero solo aquellos cuyo curso sean 8vos o cuartos medios. Aquí viene el detalle de usar un paréntesis, porque son dos peticiones; usar un “or” porque es una cosa o la otra; usar un LIKE y un ‘%’ que permite decir que quiero aquellos campos que comiencen con un 8 (puede haber un 8A, 8B, etc.) y lo mismo con los 4tos Medios.

Esta misma lógica se usa para otras consultas compuestas, el punto importante es que la consulta SQL (una vez que presionamos el botón ejecutar) devolverá una tabla filtrada, independiente de nuestra tabla “Mitabla” lo que además asegura que los datos están a salvo.

Lo anterior es una gran diferencia a usar una hoja de cálculo, en donde si copias mal o pegas y guardas, ya no recuperas los datos sobreescritos.. Luego, quedaría ponerle un nombre a la consulta, por ejemplo “Solo8vosyCuartos” y al volver al formulario, debemos configurarlo para que esta vez lea los datos desde la consulta y no desde la tabla “Mitabla”. Esto se hace abriendo el navegador del formulario, botón derecho sobre el formulario (digamos que se llama “formulario1”) y en la opción “Datos” marcamos “tipo de contenido”-> “pregunta” y finalmente marcamos la consulta que queramos, en nuestro caso “Solo8vosyCuartos”.

Segundo caso especial: Varios estudiantes por hoja

Esta bien, ya dominamos el tema de las consultas, pero queremos, en un solo formulario, tener datos de dos estudiantes, por ejemplo, porque queremos escribirle una nota a cada uno y así gastar menos material. En este caso, es lo mismo que antes, pero agregamos un par de subformulario, cada uno de ellos leyendo datos de una consulta diferente y listo!

¿Otra solución?

Sí, se me ocurre que usar combinación de correspondencia también es una posibilidad, pero no te dará tanta libertad al momento de seleccionar los campos como el uso de SQL. Hay mucho material en Internet para profundizar, es increíble lo poderoso y simple que es este lenguaje, me ha salvado varias veces.

¡Ahora solo queda intentarlo!

Ajedrez formativo·manual·SCID·sofware libre

Scid en KaOS

Mientras sigo indagando en las maravillas de KaOS, van surgiendo ciertas necesidades, una de ellas es analizar partidas de ajedrez! y bueno, qué mejor que SCID para eso.

Como no encontré SCID en los repositorios oficiales, me dispuse a descargar el código fuente y compilarlo: la magia del software libre, sin embargo, me apareció un error relacionado con la falta de tcl tk. Fui al gestor de paquetes y no encontré nada de tk, tcl estaba instalado. La solución que implementé, fue recursiva, en este caso, compilar tk también!

Desde la página de tcl descargo la fuente, compilo y todo ok. Vuelvo a SCID y listo! todo funciona a las mil maravillas!

El poder del acceso al código en todo su esplendor!

mensajería·Problemas del día a día·sofware libre

Telegram desde Fedora

Mientras conversaba con algunos IT de otros colegios en el pasado I Congreso para coordinadores de ENLACES, se me interpeló sobre varios temas asociados al software libre, entre ellos que Red Hat “estaba muerto”, que no “pasaba na'” con Fedora, etc. Varios argumentos que, a mi parecer, no tenían mucho asidero (toda la documentación en inglés?) En fin, la conversación me llevó a investigar más acerca del tema y otros afines… KDE cumplió 20 años! Instalé una nueva distro (nueva para mi) KaOS, muy interesante, aproveché de instalar Telegram (activar mejor dicho) tal como ya lo había hecho en Ubuntu y.. al llegar a casa, la pregunta fue obvia, Fedora soporta Telegram?

Siguiendo este posteo: https://fedoramagazine.org/telegram-in-fedora/ fácilmente tenía (además de todas las otras maravillas) funcionando mi cliente de mensajería-telefónica favorito.

¡Cortito y preciso! ya se vienen los coletazos del taller de OpenOffice que terminé la semana pasada.